書類が電子化されてから整理・整頓されているかが見えにくくなった

製造業では、5S(整理、整頓、清掃、清潔、躾)が大切です。
高い品質や生産性を実現するためには、整理・整頓をきちんとやって、必要なものがいつでも取り出せる状態にしておくことが肝心です。

昔は書類を紙で保管していたので、整理・整頓ができていない人がいると直ぐに分かりました。
ところが、ITが進歩してほとんどのファイルをPCやサーバの中に保管するようになると、整理、整頓をちゃんとやっているのかどうかが非常に分かりにくくなりました。

PCの中がゴミ屋敷のようになっている人がいる

片付けられず、部屋の中がゴミだらけになっている人がTVに出ることがありますが、PCの中身が同じような状態になっている人は結構います。

例えば、フォルダを作って整理することをせず、ひたすらデスクトップにファイルを並べている人がいました。
パソコンを起動すると、小さめのサイズのアイコンがデスクトップを埋め尽くしています。
それでも、どこに何のファイルが置いてあるかは意外と分かるみたいで、本人は困っていないようです。

昔流行った「超整理法」のように、ファイルは作成した順に並べているので、いつ頃作業したかを覚えていれば何とかなるようです。

しかし、デスクトップに並べられるファイルの数はたかが知れています。このやり方では直ぐに破綻しそうですが、案外この方法を使っている人はたくさんいました。

次に多かったのが、フォルダは1つ作って、その下に延々とフォルダを追加するやり方です。

デスクトップにファイルを並べるよりは、フォルダにまとめられているだけましですが、フォルダの数が多くなってくると、ファイルを探すのが大変です。

オフショア開発の技術者に文書管理ルールを理解してもらうのは大変

ファイル共有サーバは保管ルールを定めたり、文書管理システムを導入したりして、しっかり管理している会社がほとんどだと思いますが、個人PCの中身は野放しにされており、そのために生産性が下がっている会社が多いのではないでしょうか。

ルールを定めることは、個人の工夫を阻害してしまう面もありますが、ある程度文書の保管の仕方などもルールを定めて、新人のうちに厳しく指導していくことが必要ではないかと考えています。

しかし、オフショア開発では、紙の形で文書を管理した経験のある人がほとんどいないため、指導するのも大変です。
どういう形が理想なのかを見たことがないため、口で言ってもなかなか分かってもらえません。

それに、中国でもベトナムでも「今が良ければ問題ない」という発想の人が多いので、「後々楽になるよ」と言っても聞いてもらえません。

仕方がないので、とにかくルールを作ってその通りにやってもらい、できれば褒め、できなければ叱るということを地道に行っていくしかありません。

そのうち、効果が実感できれば、自ら整理・整頓を行うようになってくれるのではないかと期待しています。
もしかすると、過去のしがらみがない分、日本よりも進んだ方法を見つけてくれるかもしれません。

オフショア開発の技術者に文書管理ルールを理解してもらうのは大変

ファイル共有サーバは保管ルールを定めたり、文書管理システムを導入したりして、しっかり管理している会社がほとんどだと思いますが、個人PCの中身は野放しにされており、そのために生産性が下がっている会社が多いのではないでしょうか。

ルールを定めることは、個人の工夫を阻害してしまう面もありますが、ある程度文書の保管の仕方などもルールを定めて、新人のうちに厳しく指導していくことが必要ではないかと考えています。

しかし、オフショア開発では、紙の形で文書を管理した経験のある人がほとんどいないため、指導するのも大変です。
どういう形が理想なのかを見たことがないため、口で言ってもなかなか分かってもらえません。

それに、中国でもベトナムでも「今が良ければ問題ない」という発想の人が多いので、「後々楽になるよ」と言っても聞いてもらえません。

仕方がないので、とにかくルールを作ってその通りにやってもらい、できれば褒め、できなければ叱るということを地道に行っていくしかありません。

そのうち、効果が実感できれば、自ら整理・整頓を行うようになってくれるのではないかと期待しています。
過去のしがらみがない分、日本よりも進んだほうほ