委託先とのＴＶ会議で気をつける点

オフショア開発を行っているとＴＶ会議を主たるコミュニケーションの手段としている方は多いと思います。
ずっと誰かが常駐できれば必要ないのですが、そのようなプロジェクトはなかなかありません。

最近では、日本国内でもＴＶ会議を使うことが多くなってきましたが、言語の異なる人との会議では注意しなければならない点がいくつかあります。（参加者が同じ言語を使う場合は、本稿はあてはまりません。）

短く区切って話しましょう

普段の会議でも長々と話す人はいますよね。聞いている方はうんざりしますが、ＴＶ会議でも同じように話す人が結構います。長い話は、日本人同士でも何を言っているかが分かりにくいときがあります。
それを別の言語に置き換えなければならないコミュニケーターは尚更です。一生懸命キーワードをノートに書いたりしていますが、それでも限界があります。
きっとずぼらなコミュニケーターは、何分の１しか翻訳していないだろうと思いますが、誰もわかりません。

正確に伝えたいのであれば要点だけを短く話すようにし、長くなるときは文章ごとに通訳してもらいましょう。
最悪なのは、他の日本人の発言に続けて話し出す人です。せめて前の人の発言を翻訳し終わってからにしましょう。

資料は事前に送りましょう

会議の直前になって資料を送ってきたり、会議中に資料を出してくる人がいます。ＴＶ会議でこれをやると余計に無駄な時間を費やしてしまいます。
必ず、事前に送って出来れば内容を読んでもらっておいてください。

それから、ファイル名に日本語を使うのは避けたほうが良いです。ＰＣでの表示等には困りませんが、どのファイルかを指定するときに伝えるのが大変になります。

また、ページや項番をキチンと降って、どこの話をしているのかズレが生じないようにしましょう。

出席者は絞ってもらいましょう

たまに全チームメンバーを引き連れて会議に出席してくるオフショア側のリーダーがいます。
メンバーが黙って聞いているか、ピンポイントで発言するだけならいいのですが、全員で議論を始めることが多くて困りました。１つの質問に対して10分以上話し合うことがざらにあります。その間、日本側はずっと待たされます。何を言っているかも分かりません。２時間ほどＴＶ会議をやっても、やり取りできた項目はわずかです。

極端な例に聞こえるかもしれませんが、このようなチームに何度も遭遇しています。
おそらくオフショア側のリーダーは、自信がないからメンバー全員を連れてくるのでしょうが、目の前で延々と議論されてはたまりません。リーダーは、メンバーに代わって発言できなければならないし、連れてくるとしても最低限に絞り込んでもらうべきです。

ＴＶ会議の出席者は事前に確認し、多すぎるときは最低限に絞り込んでもらいましょう。